Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7. kwietnia 2023. Pracodawcy powinni nie tylko przygotować odpowiednią dokumentację, regulaminy, zasady rozliczania ekwiwalentów i zabezpieczyć odpowiednie warunki zdalnego wykonywania obowiązków pracownikowi, ale również przygotować się na kontrolę PIP.

Praca zdalna w Polsce

W związku ze zmianami prawa, PIP zapowiada wzmożone działania kontrolne u tych pracodawców, którzy zdecydowali się na wprowadzenie rozwiązań pracy zdalnej lub hybrydowej w swoich firmach. Będzie to całkiem pokaźna grupa podmiotów, bo praca zdalna na stałe zagościła w polskich przedsiębiorstwach. Pracownicy cenią sobie oszczędność czasu (m.in. na dojazdach do firmy), jak również poprawę komunikacji z innymi i usystematyzowanie działań. Minusem jest z pewnością strona społeczna – trudniej o budowanie relacji z innymi, czy też poznawanie nowych pracowników.

Regulacje zasad pracy zdalnej

Ustawodawca zdecydował się uregulować zasady pracy zdalnej, która w czasie pandemii stała się jednym ze sposobów na ograniczenie rozprzestrzeniania się wirusa. Jednocześnie wraz z regulacjami wchodzącymi w życie, można się spodziewać wzmożonych kontroli PIP, która sprawdzi, czy przepisy są przestrzegane.

W pracy zdalnej i hybrydowej obowiązują bowiem podobne zasady jak w pracy stacjonarnej. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi bezpieczne warunki jej wykonywania oraz wyposażyć go w odpowiedni sprzęt, by mógł ją wykonywać. Musi też zadbać o ergonomię i oceny ryzyka zawodowego, a pracownik powinien mieć wszystkie wymagane badania i ukończone szkolenia BHP w obowiązującym go zakresie.

Kontrola PIP – czego się spodziewać?

Państwowa Inspekcja Pracy zapowiada, że podczas kontroli skupi się na zasadach rozliczania ekwiwalentów za energię elektryczną, Internet czy zużycie materiałów oraz zapewnienie pracownikowi bezpieczeństwa. Kontroli PIP zostaną również poddane kwestie BHP: regulaminy pracy i zasady ustalone między pracodawcą i pracownikiem, obowiązkowe szkolenia BHP, aktualność badań lekarskich. Co ważne, inspektorzy nie będą mieli możliwości wejścia do domu pracownika podczas kontroli (nie jest on uznawany za miejsce wykonywania zadań przez pracodawcę).

Kontrola PIP – jak się przygotować?

Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy koncentrują się na sprawdzeniu, czy pracodawca i pracownicy przestrzegają prawa, nie stwarzają zagrożenia dla życia i zdrowia osób przebywających w zakładzie pracy i czy wszystkie działania BHP są właściwie dokumentowane. Stąd też zakres kontroli bywa podobny – praca zdalna i hybrydowa nie będą tu wyjątkiem.

Inspektorzy z pewnością będą chcieli zobaczyć dokumentację związaną z organizacją tego typu pracy: regulaminy, umowy zawarte między pracownikiem i pracodawcą, obowiązujące zasady naliczania ryczałtów oraz rozliczenie godzin pracy i urlopów.

Przedmiotem zainteresowania mogą być też sprawy pracownicze. Inspektor zainteresuje się czy zatrudniony ma odpowiednie badania, czy odbył szkolenia BHP i wie, jak wykonywać swoje obowiązki, by nie wpłynęły one negatywnie na zdrowie. Sprawdzi, czy pracownik otrzymał odpowiedni sprzęt umożliwiający mu wykonywanie pracy z domu. Kontrola PIP przeanalizuje także czy pracodawca nie nadużywa faktu, że pracownik jest dostępny cały czas, wymuszając realizację obowiązków poza ustalonymi godzinami pracy.

Trzecim elementem kontroli są kwestie BHP. Obowiązkiem pracodawcy – również w pracy zdalnej – jest ocena ryzyka zawodowego na danym stanowisku, jak również szkolenie BHP dla pracowników, uwzględniające dodatkowe zagadnienia związane z tym rodzajem świadczenia obowiązków (takie jak np. ergonomia czy „work-life balance”).

Więcej o kontrolach PIP, ich zakresie i sposobie przygotowania się do nich znaleźć można na naszym blogu.